Job Title: Spécialiste de l’approvisionnement de Tostan – UNGO Jobs

Country: Senegal
Organization: Tostan
Closing date: 30 Apr 2022

APERÇU DE L’ORGANISATION

Tostan est une organisation non-gouvernementale de statut 501(c)(3), dont le siège est basé à Dakar, Sénégal, et œuvre actuellement dans cinq pays de l’Afrique de l’Ouest. L’organisation est déterminée stratégiquement à développer sa compétence principale qui est de renforcer l’éducation afin de promouvoir un développement durable et une transformation sociale positive basée sur le respect des droits humains. Le modèle de développement de Tostan, le Programme de Renforcement des Capacités Communautaires (PRCC) en trois ans, a déjà touché des milliers de communautés à la fois en Afrique de l’Ouest et de l’Est depuis 1991. Les résultats dans les domaines de la gouvernance, de l’éducation, de la santé, de l’autonomisation économique et de l’environnement sont actuellement suivis, et Tostan est particulièrement fier de jouer un rôle important dans l’autonomisation à grande échelle des femmes et des filles et dans l’abandon par les communautés de pratiques néfastes telles que l’excision et le mariage des enfants. Et dans l’augmentation de l’inscription à l’éducation formelle pour les enfants ; l’utilisation accrue de la résolution de problèmes et des compétences en lecture pour générer des revenus et développer davantage les économies locales ; et un accès accru aux soins de santé.

Dans le but de réaliser ses objectifs organisationnels tels que définis dans son Plan d’Engagement Stratégique (PES) 2016-2022, Tostan Inc. recherche des collaborateurs compétents(es), engagés(es) et soucieux(euses) du bien-être des communautés en Afrique.

APERÇU DU POSTE

Nous recherchons un spécialiste de l’approvisionnement pour diriger le développement et l’exécution de politiques, de procédures et de normes d’approvisionnement solides afin de garantir la réalisation efficace des objectifs de Tostan. Le rôle consistera à analyser les coûts, à négocier les détails des contrats et à proposer des stratégies et des solutions pour aider Tostan à mieux gérer les coûts des fournitures et des services des fournisseurs.

· Le titulaire gérera, dirigera, négociera et attribuera des contrats d’acquisition complexes, de grande valeur et uniques et/ou des commandes de biens et de services ;

· Le spécialiste de l’approvisionnement soutiendra les détenteurs de budget de Tostan et conseillera les parties prenantes internes et externes sur les lois, les politiques, les procédures et les questions critiques concernant les activités d’achat ;

· Le spécialiste de l’approvisionnement sera chargé de veiller à ce que les biens et services soient achetés auprès de fournisseurs approuvés et soient livrés conformément aux conditions convenues, en cherchant à maximiser la valeur pour l’organisation ;

· Le spécialiste de l’approvisionnement sera chargé de fournir des services d’approvisionnement de haute qualité, au jour le jour, qui sont entièrement conformes aux politiques, procédures et normes d’approvisionnement de Tostan.

· Le spécialiste en approvisionnement assurera la qualité des services d’approvisionnement fournis et contribuera à l’amélioration et à la gestion des connaissances des processus d’approvisionnement ;

· Le spécialiste de l’approvisionnement développera et mettra à jour la base de données des fournisseurs et des entrepreneurs conformément au manuel d’approvisionnement de Tostan.

RESPONSABILITÉS

· Soutenir les détenteurs de budget et les autres responsables d’organisation dans le lancement des activités d’achat et de contrat, y compris la préparation des demandes d’approvisionnement ;

· Définir les méthodes d’approvisionnement appropriées pour chaque demande d’achat ;

· S’assurer que Tostan s’approvisionne auprès du meilleur fournisseur en termes de prix, de qualité et de délai ;

· Valider et approuver les demandes d’approvisionnement ;

· Obtenir et diriger l’évaluation des devis et effectuer de l’approvisionnement ponctuels ;

· Responsable du traitement des bons de commande (PO) ;

· Responsable de la tenue des dossiers et de la documentation de l’approvisionnement, du début à la fin ;

· Tenir un registre complet des contrats de biens et de services ;

· Veiller à ce que les commandes soient créées correctement et assurer le suivi de tout problème connexe ;

· Maintenir, contrôler et mettre à jour périodiquement le registre des risques liés aux approvisionnements ;

· Gérer les interactions quotidiennes avec les fournisseurs et les prestataires de services ;

· Veiller à ce que tous les vendeurs fassent l’objet d’une évaluation de performance annuelle et que la base de données des vendeurs soit régulièrement mise à jour ;

· Escalader les questions complexes au superviseur, y compris les recommandations sur les politiques et les procédures nécessaires pour assurer le succès et la conformité de tous les approvisionnements et des activités connexes ;

· Développer et mettre à jour les catalogues de produits et de services et les guides d’approvisionnement ;

· Appliquer les outils d’approvisionnement pertinents lorsque cela est nécessaire ou mandaté par le processus ;

· Maintenir une amélioration continue et une gestion des connaissances, participer à l’amélioration continue du département ;

· Proposer des modifications/améliorations de la documentation au processus lorsque cela est nécessaire ;

· Proposer les procédures et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement ;

· Fournir des conseils et aider à résoudre les problèmes techniques pour se conformer aux descriptions des services et aux procédures d’approvisionnement, en respectant la qualité et les délais ;

· Veiller au respect total des normes et des directrices ;

· Contrôler les performances par rapport aux objectifs et aux résultats attendus pour tous les contrats et les activités d’approvisionnement, y compris les performances des sous-traitants, le cas échéant ;

· Préparer et mettre en œuvre le plan annuel d’approvisionnement au cours du development plan de travail annuel et de l’exercice budgétaire ;

· Aligner les activités et les processus d’approvisionnement avec la stratégie et les attentes de Tostan ;

· Gérer le renouvellement des processus de location/leasing d’équipements ;

· Coordonner régulièrement avec les autres départements pour assurer une coordination efficace et opportune et un travail d’équipe dans l’acquisition de biens et de services ;

· Gérer les opérations quotidiennes de la fonction d’approvisionnement au Sénégal et soutenir les activités d’achat dans les opérations du pays ;

· S’assurer que les activités d’approvisionnement dans les opérations au niveau des coordinations nationales sont conformes au manuel d’approvisionnement de Tostan ;

· S’assurer que les fournisseurs livrent les biens et les services conformément aux normes de prix, de délai, de quantité et de qualité convenus ;

· S’assurer que toutes les factures sont vérifiées pour assurer leur conformité aux conditions du contrat et superviser les activités de clôture du contrat ; et

· Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service de l’approvisionnement.

COMPORTEMENT

· Passion pour le service à la clientèle ;

· Efficacité dans le travail d’équipe inter-fonctionnel et inter-culturel ;

· Capable d’interagir et de gérer efficacement les clients internes ;

· Posséder la capacité de traiter de nombreuses demandes simultanément et d’établir des priorités de manière efficace ;

· Répondant aux besoins du terrain et au sentiment d’urgence ; et

· Proactive et désireux(se)d’améliorer les systèmes.

LES COMPÉTENCES REQUISES ET SOUHAITÉES :

Professionnelles

· Expérience préalable de la négociation commerciale avec les fournisseurs ;

· Une expérience préalable dans le domaine de l’approvisionnement transactionnels est un atout ; et

· Communication commerciale efficace en Français et en Anglais (écrite et orale).

Techniques

· Bonne compréhension des systèmes d’approvisionnement, d’ERP et de logistique ;

· Connaissance et compréhension des processus et pratiques d’approvisionnement robustes, du développement de bases de données de fournisseurs et de la gestion des contrats ;

· Au moins cinq (5) ans d’expérience progressive dans la gestion opérationnelle d’ONG et d’autres organisations à but non lucratif ;

· L’expérience des procédures spécifiques aux achats des donateurs (USAID, ONU, etc.) est un avantage supplémentaire ; et

· Capacité à interagir en français et en anglais (écrite et orale).

Éducation

· Un Master (BAC+5) en Logistique/Approvisionnement, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est requis.

· Une maîtrise dans un domaine connexe constitue un avantage supplémentaire.

Type de contrat : Contrat local

How to apply:

COMMENT POSTULER ?

Veuillez envoyer votre candidature avec la référence (en objet) ” Procurement Specialist A22” à l’adresse e-mail hr@tostan.org (en copiant kadjidiop@tostan.org) avant le 30 avril 2022, accompagnée de :

· Une lettre de motivation

· Un CV détaillé comprenant les coordonnées de trois personnes de référence, dont l’une doit être votre superviseur actuel ou précédent.

· Vos prétentions salariales et votre disponibilité.

Tostan est un employeur offrant l’égalité des chances à tous. Nous prenons en considération toutes les candidatures, sans distinction de race, de religion, d’âge, de sexe, de nationalité, de handicap ou de toute autre forme de discrimination interdite par la loi.

Nous encourageons donc vivement les candidatures de femmes et de personnes handicapées.