Job Title: Responsable fonctions support (Nord-Ouest) – UNGO Jobs

Country: Central African Republic
Organization: Danish Refugee Council
Closing date: 27 Apr 2022

Intitulé du poste : Responsable fonctions support (Nord-Ouest)
Supervisé par : Responsable pays Finance, RH/Admin et Supply Chain
Manager : Responsable de zone (Nord-Ouest)
Lieu d’affectation : Paoua, République Centrafricaine
Désignation du lieu d’affectation : Position non-accompagnée
Zone d’intervention opérationnelle : Lim-Pendé, Ouham, Ouham-Fafa, Ouham-Pendé
Durée du contrat : Six (06) mois, potentiellement renouvelable
Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible
Type de contrat (Expat / National / Trainee) : Expatrié
Conditions salariales : Management F-2 / Management F

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Présent depuis 2007, DRC est l’une des plus grandes ONG internationales en République centrafricaine, et opère dans cinq préfectures (Bangui, Lim-Pendé, Ouham, Ouham-Pendé, Ouham-Fafa). DRC dispose d’un bureau pays à Bangui et de deux bases opérationnelles dans le Nord-Ouset du pays à Batangafo et Paoua. La stratégie programmatique est axée autour des quatre secteurs suivants : Protection, relance économique, réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations et WASH.**

2. Objet

Le/la responsable fonctions Support (Nord-Ouest) est en charge des services Support dans la zone Nord-Ouest du pays. En lien étroit avec les responsables pays des services Support basés à Bangui et sous la supervision directe du/de la responsable de zone (Nord-Ouest), le/la responsable fonctions Support (Nord-Ouest) assure le bon fonctionnement de l’administration, Finance, Ressources humaines et Supply Chain dans les quatre préfectures du Nord-Ouest (Lim-Pendé, Ouham, Ouham-Fafa et Ouham-Pendé), pour répondre aux besoins de la mission conformément au manuel des opérations de DRC.

3. Tâches et responsabilités

Gestion financière, suivi budgétaire et comptabilité

· Organiser et animer des réunions d’analyse et de suivi budgétaires mensuellement avec les responsables des projets mis en oeuvre dans le Nord-Ouest sous la supervision du Responsable de zone et effectuer des rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires.

· S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration.

· Participer et/ou prendre le lead lors de l’élaboration des budgets au moment de la réaction de nouvelles propositions de projet.

· Assurer la mise à jour du tableau d’affectation des différentes bases de la zone Nord-Ouest.

· Contrôler les coûts de fonctionnement de la zone.

· Gérer la trésorerie de la zone, superviser la tenue de la comptabilité, contrôler les classeurs comptables et la clôture comptable mensuelle.

· Effectuer le contrôle interne Finance de la zone et veiller à la mise en place des recommandations.

· Élaborer à temps les prévisionnels de trésorerie avec les autres services.

· Assurer le suivi des avances sur le terrain, s’assurer de leur clôture et garantir la conformité des pièces justificatives.

· Assurer la mise à niveau de la zone sur Dynamics et participer à la rédaction des rapports financiers des différents projets de la zone.

Gestion RH & administrative

· En lien avec la responsable pays RH/Admin à Bangui, piloter le recrutement en garantissant la transparence, l’équité et assurer l’intégration du nouveau personnel, et son briefing administratif.

· Superviser la constitution, le suivi, l’archivage et la sécurisation des dossiers du personnel.

· Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai, des évaluations des employés de la zone et s’assurer que toute la documentation vis-à-vis de l’inspection de travail est à jour (registre des staffs, contrats visées, etc).

· Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation.

· Participer à l’instruction et à la prise de décision des mesures disciplinaires.

· Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation de la paie.

· Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés.

· Participer à la gestion et au règlement des conflits.

Gestion Supply Chain : achats, approvisionnement, gestion du parc automobile, des actifs et des télécommunications

· Réaliser l’analyse d’environnement Achat au niveau de la zone d’intervention.

· Coordonner et participer activement à l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat et des chronogrammes d’achat.

· Superviser les procédures d’achats en veillant au respect des règles et procédures de validation pour tous les projets de la zone.

· Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs.

· Faire respecter les procédures d’achat du DRC et celles des bailleurs de fonds finançant les programmes de la zone.

· Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et les bons de commande dans le respect des exigences et délais requis et s’assurer de la mise à jour et du partage hebdomadaire des TSA.

· Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison.

· S’assurer que les dossiers d’achat sont complets, que les fournisseurs soient payés conformément aux clauses contractuelles/délais.

· Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.

· Archiver toute la documentation portant sur les procédures d’achat dans le respect des procédures de DRC.

· Élaborer les différents rapports mensuels (consommation, stock, etc).

· Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des groupes électrogènes de la zone.

· Établir le planning des mouvements de véhicules et des équipes.

· Mettre à jour l’état du parc automobile en temps réel.

· Assurer de façon permanente l’inventaires des équipements et une maintenance régulière des moyens de télécommunication et former les équipes à leur utilisation.

· S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption.

· S’assurer du respect des procédures pour les entrées, sorties et retour de stock, superviser l’inventaire physique mensuel des stocks en assurant l’exactitude de l’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main) et garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage.

· Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP.

· Veiller au respect, évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrain de la zone d’intervention.

· Fournir des conseils sur l’aliénation des actifs inutilisés ou hors d’usage, avec l’approbation préalable du donateur/directeur pays du DRC.

· Organiser des formations sur les achats pour le personnel non-logistique et des formations de recyclage pour le personnel chargé des achats.

· Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les employés des Programmes, afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes.

· Effectuer le contrôle interne logistique de la zone et veille à la mise en place des recommandations.

Gestion d’équipe

· Définir les besoins en personnel administratif et logistique.

· Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative et logistique sur la zone.

· Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique.

· Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.

· Veiller sur le bien-être des employés et leurs conditions de travail sur l’ensemble de la zone.

· Assurer de façon permanente la formation générale des employés sous sa responsabilité et procéder à un contrôle régulier des connaissances.

Redevabilité et rapportage – Capitalisation

· En lien étroit avec le/la responsable de zone, nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives et locales dans la zone, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur en coordination avec les responsables pays des services Support à Bangui.

· Superviser l’envoi régulier des archives administratives au bureau pays.

· Assurer le rapportage administratif, financier et logistique selon les échéanciers internes ou externes.

· Consolider mensuellement le pack logistique et administratif et le faire remonter à la coordination.

· Faciliter et/ou organiser les missions d’audit sur la zone.

· Fournir les éléments nécessaires à la rédaction des rapports et archiver les dossiers achats des programmes clôturés conformément à la politique DRC.

· Assure la mise à jour des différents outils logistiques (Consommations carburants, stocks, équipements, etc.) et finance (cash count, cash-flow, cash count, etc.), selon les périodicités, pour soumission à la validation.

Représentation et coordination

· Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone d’intervention avec les autres acteurs.

· Participer aux réunions des coordination des activités humanitaire et sécuritaire de la zone d’intervention sur demande de son/sa responsable de zone.

· Autres tâches convenues avec le/la responsable de zone (Nord-Ouest).

4. Qualifications requises

Expériences et compétences techniques

· Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle dans une position combinant les gestions logistique et financière au sein d’une ONG internationale.

· Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’approvisionnement.

· Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi.

· Connaissance des principes du code de conduite et des systèmes RH de gestion de la performance.

· Connaissance de la politique des donateurs clés et des procédures de conformité.

· Capable de travailler dans des zones instables présentant des défis sécuritaires, dans le respect de directives sécuritaires strictes.

· Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office avec un attrait particulier pour l’outil Excel.

· Maîtrise du logiciel Homère est un atout.

· Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes.

· Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique centrale, en général, et en République centrafricaine, en particulier, sont un atout.

· Expérience préalable avec le DRC et/ou sur des projets financés par l’Union Européenne, SDC, USAID et/ou DANIDA constitue un atout.

Formation

· Niveau académique équivalent à un Master universitaire dans le domaine des sciences économiques, administration d’entreprise, logistique ou l’un des domaines adaptés à ce poste.

· Diplômes ou qualifications professionnelles dans l’un des domaines principaux du poste est un atout.

· Permis de conduire pour véhicules légers en cours de validité.

Langues

· Français : niveau de Français courant (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable).

· Anglais : bon niveau d’Anglais requis.

5. Compétences et qualités exigées

· À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

o Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

· Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.

· Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.

· Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une très bonne aptitude à s’adapter au changement.

· Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.

· Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.

· Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.

· Caractère stable et robuste.

· Esprit d’équipe avec un bon sens de l’humour.

· Sens de l’éthique exemplaire.

How to apply:

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, postulez en ligne en suivant ce lien : https://drc.ngo/about-us/careers/vacancies/job/?p=164193

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez charger en ligne votre CV (moins de 4 pages), ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être rédigés en Français ou bien en Anglais.

Les candidatures transmises au DRC par voie postale, courrier électronique ou dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Cependant, les candidats doivent prendre en considération que, en conformité avec ses règles internes, le DRC n’est pas autorisé à employer, dans le cadre d’un contrat international, des ressortissants du pays dans lequel ce contrat va être basé (en l’occurrence, la République centrafricaine).

Les candidatures seront clôturées le mercredi 27 avril 2022 à 23H59. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

En raison de l’urgence du recrutement, DRC a le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite ci-dessus.