Job Title: ASISTENTE ADMINISTRATIVO – REACH – UNGO Jobs

Country: Colombia
Organization: ACTED
Closing date: 30 Apr 2022

Objetivo del trabajo:

El Asistente Administrativo de REACH apoya al equipo de Administración y Recursos Humanos de ACTED en los procesos de convocatorias, contratación de personal, gestión humana, y pagos de honorarios de la Iniciativa REACH, conforme a las políticas y procedimientos de ACTED.

**Cadena de mando

**

Bajo la autoridad de:

  • Oficial de Administración y Recursos Humanos ACTED

  • Gerente de Operaciones REACH

  • Coordinación de País

Gestión de líneas:

  • N/A

**Relaciones laborales

**

Internos:

  • Departamento de Administración y Recursos Humanos

  • Gerencia de Operaciones REACH

  • Departamento de Finanzas

  • Departamento de Logística

  • Cualquier otro Departamento

Externos:

  • Candidatos a cargos REACH

  • Autoridades Nacionales y Locales.

  • Otras ONG

  • Partes Interesadas.

  • Objetivo General

    · En coordinación con el Departamento de Administración y Recursos Humanos de ACTED, brindar apoyo específico y exclusivo a procesos de selección, contratación, salud ocupacional, nómina, honorarios, y gestión de recursos humanos de proyectos de la Iniciativa REACH.**

    OBJETIVOS ESPECIFICOS

    · Apoyar los procesos de convocatoria y selección de personal REACH;

    · Gestionar los requisitos documentales y de contratación para legalizar la vinculación y permanencia de los empleados y contratistas;

    · Gestionar, en coordinación con el área de finanzas, el pago correcto y oportuno de salarios, honorarios, subsidios y demás obligaciones financieras con el personal vinculado a proyectos REACH;

    · Realizar la gestión documental, revisión, clasificación y archivo de la documentación administrativa y de recursos humanos;

    · Comunicar de manera frecuente, clara y oportuna avances y/o dificultades con procesos administrativos y de recursos humanos;

    · Aportar a los reportes administrativos y de recursos humanos, conforme a instrucciones de ACTED y la gerencia de operaciones REACH;

    · Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos administrativos y de recursos humanos de la organización;

    · Contribuir a que los procesos administrativos y de recursos humanos para la selección, contratación y pagos de personal, se ajusten a las políticas internas de la organización y la legislación laboral colombiana;

    · Apoyar en planificación y puesta en marcha de iniciativas de salud ocupacional;

    · Realizar cualquier otra actividad administrativa para proyectos REACH que le sea asignada.

    DEBERES Y RESPONSABILIDADES

    Convocatorias y selección de personal

    • Apoyar con la elaboración de términos de referencia y pruebas técnicas para cargos REACH;

    • Coordinar con el área de recursos humanos la publicación de vacantes en portales de empleo;

    • Participar en la revisión de aplicaciones, y elaboración de listas cortas con base en criterios técnicos, meritocráticos y programático definidos por los equipos de operaciones y evaluación REACH;

    • Gestionar con los candidatos y el panel de selección los espacios y metodología para entrevistas;

    • Participar en paneles de selección, y proveer retroalimentación sobre el desempeño de los candidatos en las entrevistas y pruebas técnicas;

    • Realizar verificación de referencias y experiencia profesional de los candidatos más opciones.

    Contratación.
    * Extender ofertas de empleo a los seleccionados, indicando los requisitos en materia de documentación y tiempos;

    • Responder a solicitudes de información de los candidatos sobre condiciones de contratación, y requisitos administrativos para la vinculación;

    • Revisar las cuentas de cobro recibidas, cerciorándose que el candidato cuenta con la documentación requerida;

    • Interactuar con la Oficial de Administración y Recursos Humanos para que los contratos laborales y/o de prestación de servicios surtan los procesos administrativos internos de revisión y firmas de aprobación.

    • Gestionar en coordinación con la Oficial de Recursos Humanos ACTED y la Gerencia de Operaciones REACH las sesiones de bienvenida e inducción.

    • Conocimientos en gestión de seguridad y salud en el trabajo.

    Pagos
    * Solicitar cuentas de cobro, con lista de documentación de soporte requerida (seguridad social, formatos específicos y firmas);

    • Revisar la documentación de cuentas de cobro, e interactuar con el personal en caso de requerirse correcciones;

    • Comunicar a la Oficial de Administración y Recursos Humanos ACTED el estado de avance con cuentas de cobro;

    • Actuar como punto focal ante preguntas de empleados REACH relacionados con sus pagos de honorarios, salarios y beneficios;

    • Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de pagos de la Iniciativa REACH, asegurando que estos se realizan a la mayor brevedad.

    Comunicación interna
    * Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos administrativos y de recursos humanos;

    • Monitorear de manera constante los avances en los procesos de contratación y de pagos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos REACH;

    • Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos de contratación de personal y pagos

    Otros:
    * Apoyo a los departamentos de Finanzas y Logística ACTED, en tareas relacionadas con proyectos REACH, previa consulta con la Gerencia de Operaciones.

    • Gestión documental y de archivo.

    • Apoyar a la gestión de los procedimientos de ACTED (reglamento interno, Código de Conducta) y de las normas nacionales (seguridad y salud en el trabajo);

    HABILIDADES INTERPERSONALES:

    • Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto

    COMPETENCIAS

    • Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

    • Orientado a los resultados • Transparencia.

    PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS**
    * Educación técnica, tecnológica o profesional, en administración en seguridad y salud en el trabajo, administración de empresas, gestión de talento humano, y demás carreras afines. Recién egresado/a**

    **
    * Mínimo un (1) año de experiencia en procesos de selección de personal, contratación, revisiones de honorarios, y salud ocupacional.

    • Experiencia en gestión de recursos humanos con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;**

How to apply:

CONDICIONES CONTRACTUALES:

  • Contrato por prestación de servicios por tres meses con posibilidad de renovación.

  • Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo.

  • El pago de seguridad social es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de sus ingresos mensuales.

  • Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.

  • Ciudad – Bogotá.

  • Honorarios aproximados de $2.000.000 hasta $2.300.000 COP dependiendo de su experiencia.

  • Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.

PARA APLICAR:

Enviar hoja de vida y breve carta de presentación al siguiente correo electrónico:

jobs.reachcolombia@acted.org

Favor escribir en el asunto: “Asistente Administrativo REACH “

Fecha de cierre: 30 abril 2022 Dada la urgencia de la petición, ACTED – REACH se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite.

Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados